Phân hệ Biên mục của KIPOS
Biên mục là công tác đầu tiên trong hoạt động của thư viện, có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý nguồn tài nguyên trong thư viện và cung cấp thông tin về tài liệu đến độc giả

Một trong những công đoạn quan trọng làm nên thành công của hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện, đó là công tác biên mục tài liệu. Biên mục tài liệu nhằm tạo ra các công cụ thư mục, thực hiện việc kiểm soát thư mục, giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu theo hệ thống khoa học, dễ dàng tra cứu, tạo thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tài nguyên.
Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động nghiệp vụ này, chúng tôi đã xây dựng Phân hệ Biên mục trong Phần mềm Quản lý Thư viện KIPOS đảm bảo hỗ trợ tối đa nhất công tác biên mục tài liệu trong thư viện, cho phép cán bộ thư viện dễ dàng tạo lập các CSDL thư mục, các bộ sưu tập có chất lượng, tuân thủ các chuẩn và quy tắc biên mục như: MARC21, ISBD, AACR2 … hỗ trợ nhiều khung phân loại khác nhau như: BBK,UDC,DDC,LC… và các khung phân loại đặc biệt khác, kiểm soát tính nhất quán bằng nhiều phương thức tuân thủ các quy tắc mô tả, khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa, từ điển, từ chuẩn… nhằm thiết lập điểm truy cập, định chỉ số tài nguyên thư mục trong mục lục thư viện.
Với giao diện Windows thân thiện, việc thêm bớt các trường dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, đồng thời có thể hiển thị theo nhiều kiểu khác nhau phù hợp với từng mức độ chuyên nghiệp của cán bộ thư viện như: hiển thị thuần MARC, hiển thị nhãn ngang, hiển thị nhãn nhãn dọc… KIPOS còn hỗ trợ người dùng với phím tắt cho tất cả các trường khi biên mục, tăng năng suất nhập liệu cũng như chất lượng của dữ liệu.

Hình 1: Giao diện trình biên mục MARC

Bên cạnh các form biên mục được thiết kế sẵn cho các các dạng tài liệu cơ bản như: sách, bài trích, luận văn – luận án, báo cáo khoa học, bản đồ, phim… thì cán bộ thư viện hoàn toàn có thể dễ dàng chỉnh sửa các form này hoặc xây dựng form biên mục mới phù hợp với nhu cầu sử dụng, hình thành các bộ sưu tập đặc trưng cho thư viện mình. Với khả năng tùy biến các giá trị mặc định, kèm theo các mẫu, danh mục các trường, nhãn trường thuận lợi cho quá trình xây dựng mẫu biên mục. Đây chính là sự linh động trong xây dựng khuôn mẫu biên mục của KIPOS, nhằm trợ giúp tối đa khi thư viện có nhiều loại hình tài liệu khác nhau.

Khác với các phần mềm quản lý thư viện khác, KIPOS không cố định các bộ sưu tập thư mục, mà được tổ chức theo hình cây đa cấp, giúp cho thư viện có thể quản lý các bộ sưu tập tài nguyên của mình một cách khoa học và dễ dàng.

Hình 2: Giao diện Tạo bộ sưu tập cho thư viện

Phân hệ Biên mục cho phép cán bộ thư viện nhập mới, sửa chữa, xoá, duyệt xem, sắp xếp, chuyển đổi, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc, biên mục chi tiết các biểu ghi sau khi được cán bộ bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống. Ngoài ra các biểu ghi sau khi biên mục được đính kèm hình ảnh đại diện (hình bìa tài liệu), giúp cho bạn đọc khi tra cứu tài liệu có thể nhìn ra ngay đây có phải cuốn sách mình cần tìm hay không, đồng thời làm sinh động hóa bộ sưu tập của thư viện trên mục lục trực tuyến.

KIPOS còn cho phép cán bộ thư viện tiến hành biên mục ở chế độ off-line với các thao tác hiệu chỉnh trong biểu ghi cục bộ tại máy trạm. Các biểu ghi này hoàn toàn có thể được tải lên CSDL để trở thành biểu ghi trực tuyến. Bên cạnh đó phân hệ này còn cho phép cán bộ thư viện tạo các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới, dãn tài liệu, với khả năng sắp xếp do thư viện tự quy định.

Hình 3: Giao diện biểu ghi thư mục sau khi biên mục

Nếu như khó khăn lớn nhất của người cán bộ biên mục là việc nhập dữ liệu bị trùng (hay còn gọi là biểu ghi trùng) do sự sơ suất trong quá trình làm việc, thì KIPOS hoàn toàn hỗ sợ thư viện giảm thiếu tối đa sự trùng biểu ghi với tinh năng trộn biểu ghi trùng. Các chuyên gia thông tin thư viện  đã đánh giá cao về tính năng này trong phần mềm KIPOS.

Phân hệ Biên mục trong KIPOS còn có tính năng xuất nhập biểu ghi theo tiêu chuẩn MARCXML, ISO2709, EXCEL, hỗ trợ tối đa công việc chuyển đổi dữ liệu giữa các phần mềm. Đặc biệt KIPOS cho phép tích hợp quản lý tài nguyên số, dễ dàng liên kết tới các tệp tin trong kho tư liệu số trên cùng một giao diện Trình Biên mục. Đây chính là một trong những ưu điểm lớn nhất mà KIPOS mang lại cho thư viện, giảm thiểu các thao thác phức tạp trong quá trình liên kết tài liệu số mà các phần mềm trước đây mắc phải.

Hình 4: Giao diện chuyển đổi MARCXML sang ISO2709

Trong các hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện, thì biên mục vẫn được xem là một công việc khó khăn phức tạp và mất nhiều thời gian nhất, yêu cầu sự tỉ mỉ, chính xác của người làm biên mục. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, trước yêu cầu chia sẻ nguồn tài nguyên giữa các thư viện thì thì dữ liệu biên mục phải đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế. Dữ liệu biên mục có chính xác thì quá trình tìm kiếm thông tin của bạn đọc mới nhanh chóng, tổ chức sắp xếp kho sách thư viện mới khoa học, chia sẻ tài nguyên mới dễ dàng…KIPOS chính là giải pháp hoàn hảo cho tất cả những thách thức mà cán bộ biên mục đang gặp phải trong kỷ nguyên thông tin này.

 

 

 


Copyright @2014 HienDai Software Company., JSC. All rights reserved.