Tại sao chọn phần mềm quản lý thư viện KIPOS
Giới thiệu một số đặc điểm tính năng nổi bật so với một số giải pháp khác

I. MỘT VÀI NÉT VỀ KIPOS

KIPOS là một giải pháp tiên phong trên thế giới về tự động hóa thư viện và thư viện số ngày nay. Khi mà các nhà cung cấp giải pháp thư viện hàng đầu thế giới và cả trong nước vẫn tách rời các gói giải pháp riêng biệt cho vấn đề tự động hóa thư viện và thư viện số, thì KIPOS đem đến cho thư viện một giải pháp tổng thể hoàn chỉnh 3 trong 1: Giải pháp tự động hóa thư viện (KIPOS.Automation), Giải pháp thư viện số (KIPOS.Digital), Giải pháp cổng thông tin điện tử (KIPOS.WebPortal).

1. Kỹ thuật nền tảng tối ưu

Kipos được thiết kế dựa trên công nghệ nền tảng tối ưu: sử dụng kiến trúc SOA-Service Oriented Architecture - kiến trúc hiện đại nhất cho các giải pháp phần mềm tích hợp lớn. Sử dụng công nghệ Web và Winform đem lại sự tiện lợi tối đa trong từng chức năng.

2. Đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ tốt nhất

KIPOS còn đáp ứng được các tiêu chuẩn nghiệp vụ tốt nhất khi sử dụng tiêu chuẩn METS và MARC21. KIPOS được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn METS. Trong khi các nhà cung cấp khác chọn Dublin Core cho thư viện số, Dublin Core chỉ có thể tra cứu và tìm ra địa chỉ tệp tài liệu, METS là tiêu chuẩn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của việc xây dựng cấu trúc và trình diễn tài liệu số.

3. Giải pháp tổng thể hoàn chỉnh, qui trình nghiệp vụ quốc tế

KIPOS là sự kết hợp các chức năng tự động hóa thư viện (thư viện điện tử), thư viện số và cổng thông tin trong một chỉnh thể thống nhất. Hầu hết các giải pháp nội địa được giới thiệu có số lượng phân hệ thư viện số nghèo nàn (2-3 phân hệ) hoặc phân thành 2 hệ thống riêng thư viện điện tử tích hợp và thư viện số. Nếu tách làm 2 hệ thống riêng biệt sẽ gây ra một sự chồng chéo vừa dư thừa lại vừa thiếu sót: dư thừa khi cán bộ thư viện phải thực hiện biên mục hai lần cho một cuốn sách, sự bất tiện khi 1 độc giả phải đăng ký ở 2 hệ thống, thiếu sót khi truy vấn về tài khoản độc giả không đưa ra được toàn bộ thông tin của độc giả ở cả hai hệ thống.

II. MỘT SỐ SO SÁNH VỀ PHẦN TỰ ĐỘNG HÓA THƯ VIỆN (THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TÍCH HỢP)

1.    Biên mục

- KIPOS cung cấp chức năng biên mục hoàn toàn tuân thủ tiêu chuẩn MARC21: đảm bảo đầy đủ các yếu tố của tiêu chuẩn, không giới hạn số lượng các trường nhập dữ liệu, trực tiếp lưu trữ và trao đổi dữ liệu định dạng MARCXML trong và ngoài hệ thống. Hỗ trợ đầy đủ các định dạng tiêu chuẩn MARC cho thư mục, kiểm soát tính nhất quán và vốn tư liệu.

- Giao diện winform với thiết kế tối ưu với nhiều kiểu trình diễn giao diện nhập liệu khác nhau: thuần MARC, nhãn nằm ngang, nhãn nằm dọc. Cho phép liên kết tới kho tư liệu số để tạo và chọn ảnh đại diện.

- WorkSheet/Form khuôn mẫu dữ liệu được thiết kế linh hoạt cho từng bộ sưu tập, đảm bảo tính thống nhất và nhanh chóng tạo lập các biểu ghi tiêu chuẩn. Các bộ sưu tập thư mục có thể phân cấp, thay đổi khuôn mẫu cập nhật và trình diễn đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù: sách, luận văn luận án, đề tài nghiên cứu…

- Dễ dàng nhập xuất các biểu ghi chuẩn MARCXML, sửa chữa các biểu ghi cục bộ (trong tệp tin tại máy của người dùng). Tích hợp công cụ chuyển đổi định dạng MARCXML-ISO2709.

2. Tra cứu OPAC

Tra cứu được đánh giá là một trong những chức năng quan trọng nhất của một hệ thống thư viện điện tử/thư viện số. Kipos cung cấp  hai loại giao diện tra cứu: trên Windows cho nhân viên tác nghiệp và trên web cho bạn đọc. Khả năng tra cứu liên thư viện của Kipos rất mạnh mẽ, khả năng tìm kiếm đồng thời hàng trăm thư mục với nhiều hình thức tra cứu khác nhau giúp người dùng tìm kiếm một cách nhanh chóng và chính xác như tìm lướt, tìm theo từ  khóa, tìm kiếm chuyên gia,…Tuy nhiên KIPOS hơn các giải pháp khác ở chỗ đơn giản và mạnh mẽ hơn. Bạn có thể dùng nháy kép để tìm chính xác một cụm từ nào đó, dùng dấu ? để thay thế một ký tự mà bạn chưa biết, dùng dấu * thay thế cho một chuỗi ký tự mà bạn không nhớ….

KIPOS kết hợp khả năng tìm kiếm nhanh với khả năng hỗ trợ kho dữ liệu lớn với hàng triệu tệp tin. Sắp xếp kết quả tìm kiếm theo cách tính điểm thỏa mãn tiêu chuẩn. Trong quá trình tìm kiếm KIPOS hiển thị chi tiết đồng thời các thông tin liên quan tới tài liệu truyền thống và tư liệu số giúp độc giả biết được tài liệu cần dùng có ở các dạng nào và tình trạng của nó để đưa ra phương án sử dụng hợp lý.

3. Quản lý lưu thông tài liệu

Phân hệ Quản lý lưu thông tài liệu truyền thống của KIPOS có những ưu điểm nổi bật như sau:

- Giao diện Winform tích hợp trực tiếp các thiết bị tự động hóa (máy in nhãn mã vạch, máy in thẻ nhựa, máy quét…) hỗ trợ công tác quản lý lưu thông: In nhãn gáy sách, mã vạch đầu mục, thẻ thư viện trực tiếp từ giao diện của chương trình; In phiếu biên nhận mượn tài liệu. Các thao tác nhanh chóng tối giản cho thủ thư và độc giả.

- Cho phép thiết lập các chính sách cho mượn theo ma trận điều kiện và các yếu tố theo thiết kế của các phần mềm quốc tế: Cho ai mượn (loại độc giả) + Mượn cái gì (loại tài liệu) + Ở đâu (nơi lưu trữ)), đáp ứng mọi yêu cầu quản lý lưu thông của thư viện.

- Quản lý thông tin tài khoản độc giả, cho phép cập nhật các khoản trả trước, tự động tính phí ghi nhận vào tài khoản, theo dõi quá trình thanh toán. Nét đặc biệt đó là sự mạch lạc về thông tin trên các giao diện của KIPOS: tab theo dõi mượn trả, tab theo dõi tài khoản…

- Nhập khẩu danh mục hồ sơ độc giả từ Excel vào phần mềm một cách nhanh chóng mà không cần phải nhập liệu lại

4. Quản lý Bổ sung

- Quản lý bổ sung cung cấp khả năng quản lý và kiểm tra cho từng đơn đặt hàng, đồng thời cung cấp thông tin quản lý tất cả các nguồn quĩ.

-  Phân hệ Bổ sung của KIPOS tích hợp liền mạch với các phân hệ khác như Biên mục, Lưu thông, tuy nhiên, nó không bao gồm các chức năng chồng chéo lên các phân hệ này. Do vậy, phân hệ Bổ sung của KIPOS là một lựa chọn tùy yêu cầu mà không phải là một phân hệ bắt buộc như các phần mềm trong nước khác.

5. Quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ

-  Quản lý ấn phẩm định kỳ liên kết chặt chẽ với phân hệ Bổ sung bằng nhiều con đường. Nó làm đơn giản hóa công việc: bảo trì các đặt mua báo, tạp chí dài hạn và các biểu ghi chính xác liên kết đến chúng.

-  Hệ thống hỗ trợ việc tạo và bảo trì các biểu ghi liên quan đến tất cả các loại ấn phẩm định kỳ, bất kỳ các dạng vật lý hoặc các mẫu phát hành, và tất cả các chức năng liên quan, bao gồm việc nhận và đưa vào lưu thông, phàn nàn, định tuyến, đóng tập và việc xây dựng các báo cáo.

-  Nét đặc biệt của KIPOS so với các hệ thống trong nước khác đó là tuân thủ tiêu chuẩn Holding Marc-Tiêu chuẩn Marc cho vốn tư liệu. Các biểu ghi này lưu trữ các thông tin về qui luật phát hành của một ấn phẩm và nó liên kết với biểu ghi thư mục.

III. MỘT SỐ SO SÁNH VỀ THƯ VIỆN SỐ

1. Biên tập tài liệu số

- KIPOS sử dụng chuẩn METS cho trình biên tập tài liệu số. Hầu hết các giải pháp nội địa  khác sử dụng Dublin Core là tiêu chuẩn chính cho giải pháp thư viện số:

o   Giải pháp dùng METS đi sâu vào việc xây dựng các đối tượng số, nó phục vụ việc bảo trì, cung cấp và chuyển giao tài liệu số. METS là tiêu chuẩn cho cấu trúc một tài liệu số và toàn bộ các thông tin có liên quan: dữ liệu mô tả, dữ liệu nguồn tệp, dữ liệu cấu trúc vật lý, dữ liệu cấu trúc lôgic…

o   Giải pháp dùng Dublin Core chỉ có thể mô tả thông tin tài liệu và tải tài liệu đính kèm

- Phân hệ Biên tập tài liệu số của KIPOS tích hợp hoàn chỉnh với phân hệ Biên mục.  Như vậy thông tin tài liệu được biên mục một lần và sử dụng để mô tả cho cả tài liệu số và tài liệu in. Điều này rõ ràng nhất quán (tài liệu số chỉ là một phiên bản đặc biệt của tài liệu) và nó hơn hẳn các giải pháp khác. Các giải pháp khác thì có ít nhất 2 phần mềm để quản lý thư viện: một để quản lý tài liệu in, một cái để quản lý tài liệu số, như vậy cán bộ thư viện sẽ phải thực hiện biên mục 2 lần cho 2 hệ thống khác nhau, điều này rất bất tiện và mất thời gian cho thủ thư, còn độc giả thì phải tra cứu trên 2 hệ thống mới tìm ra được cuốn sách mình cần.

- KIPOS cung cấp một trình biên tập tài liệu số chuẩn METS công phu và nhiều tiện ích hỗ trợ cho người biên tập.

o   Trình biên tập này tích hợp thông suốt với phân hệ quản lý kho tư liệu số cho phép liên kết nguồn tệp của tài liệu với hàng nghìn tệp tin chỉ bằng một nhấp chuột.

o   Tích hợp với tìm kiếm thư mục, cho phép chọn một hoặc nhiều các biểu ghi thư mục liên kết.

o   Tích hợp với trình biên tập nội dung HTML cho phép biên tập các tài liệu nhúng.

o   Nhiều hỗ trợ thao tác kéo thả tạo liên kết, tự đánh số theo hệ La Mã, Alphabet…

o   Tự động xây dựng ảnh đại diện cho các tệp ảnh…

2. Quản lý lưu thông tài liệu số

- KIPOS tích hợp hoàn chỉnh các chức năng quản lý lưu thông tài liệu số và quản lý lưu thông tài liệu in trong việc : Quản lý hồ sơ độc giả, Quản lý tài khoản độc giả. Trong khi nhiều hệ thống khác do việc phân hoạch thành 2 hệ thống thư viện điện tử tích hợp và hệ thống thư viện số, hồ sơ và tài khoản độc giả ở hai hệ thống này hoàn toàn tách biệt, gây nên tình trạng chồng chéo vừa dư thừa vừa thiếu sót.

- KIPOS cho phép dễ dàng theo dõi và kiểm soát tài khoản đăng nhập của độc giả. Độc giả sử dụng tài liệu theo chính sách do thư viện thiết lập, có thể phải thực hiện trả phí theo yêu cầu của thư viện khi truy cập sử dụng tài liệu.

- Ở các giải pháp nội địa khác, do áp dụng Dublin Core nên việc kiểm soát truy cập tới các mức truy cập khác nhau trong một tài liệu là rất khó khăn, do bản thân Dubline Core không phải là siêu dữ liệu quản lý đến cấu trúc bên trong một tài liệu

3. Tra cứu tài liệu số:

Điều đặc biệt của KIPOS là việc tra cứu tài liệu in và tài liệu số là trong 1 hệ thống tra cứu nhất quán vì nó dùng chung biểu ghi thư mục.

4. Trình diễn tài liệu số

-  Trình diễn tài liệu số, là một phân hệ xuất hiện trong các giải pháp tiêu chuẩn METS, đối với các giải pháp sử dụng Dublin Core không có các thông tin liên quan tới qui định về cấu trúc và trình diễn tài liệu.

-   KIPOS đáp ứng 2 phương pháp điều hướng nội dung tài liệu theo 2 loại bản đồ cấu trúc của tài liệu: lật trang tuần tự  từng trang của tài liệu và di chuyển tới từng chương theo cấu trúc mục lục của tài liệu. Ngoài ra KIPOS cho phép trình bày nhiều phiên bản khác nhau của nội dung theo đúng qui định của tiêu chuẩn METS : ví dụ 1 trang tài liệu số có 2 phiên bản ảnh gốc và pdf nhiều lớp…

-   Phân hệ trình diễn tích hợp với các chức năng quản lý lưu thông để đảm bảo tài liệu được khai thác theo chính sách lưu thông đã thiết lập. Độc giả có thể được yêu cầu ghi nhận khoản phí nếu muốn truy cập nội dung có mức truy cập cao hơn…

-   KIPOS hỗ trợ trình diễn nhiều loại nội dung tài liệu và sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thể hiện nội dung tài liệu phù hợp : html, ảnh, phim (mỗi định dạng mỗi trình player khác nhau), pdf (gọi pdf reader nhúng), các tệp Office gọi google viewer… Đáp ứng những yêu cầu trình diễn và che dấu tệp nội dung, giảm thiểu việc tải về tệp tài liệu

- Ngoài ra, KIPOS có thể được bổ sung những tính năng trình diễn chuyên biệt : bản đồ ảnh khoa học nghệ thuật khổ lớn… Các yêu cầu phát triển tùy biến khác luôn được nhà cung cấp trong nước sẵn sàng hợp tác với chi phí thấp nhất có thể.

5.  Đóng gói chuyển giao tài liệu số

- KIPOS cung cấp các công cụ để giúp cho việc xuất khẩu siêu dữ liệu và nội dung tài liệu, đóng gói chuyển giao sang hệ thống khác hoặc khai thác ở chế độ offline.

- Siêu dữ liệu được đóng gói khi xuất khẩu sẽ bao gồm tất cả các siêu dữ liệu nhúng bên trong một tài liệu METS, đảm bảo đầy đủ dữ liệu cần thiết để nhập khẩu vào hệ thống mới.

IV. XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

Với KIPOS việc thiết kế Website trở nên dễ dàng mà không cần kỹ năng lập trình. Dựa trên KIPOS.WebPortal, xây dựng cổng thông tin điện tử là trung tâm tích hợp thông tin; là điểm truy cập tập trung và duy nhất; tích hợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp của thư viện.


Copyright @2014 HienDai Software Company., JSC. All rights reserved.